REVISTA AMERICARNE EDICION 83: EL SISTEMA DE LAS “5S” HACIA LA PRODUCTIVIDAD Y LA COMPETITIVIDAD SU
Por Eduardo Carcavallo *
Hablar hoy de productividad y competitividad sustentables, presupone una madurez en el diagnóstico de nuestras empresas y organizaciones, que incorpora elementos críticos, más allá de cómo nos afecta la historia de los cambios en la relación clásica peso – real – dólar- euro, los costos laborales, impositivos, de los insumos y de incorporación de tecnologías dura y de gestión.
La orientación de una organización a escuchar las necesidades y expectativas de los clientes actuales y potenciales, el liderazgo, la obtención de resultados conociendo por qué son buenos o por qué no lo son, el planeamiento, el mapeo de procesos clave, el tablero de control, los talentos y los talentos del personal y la responsabilidad social, son múltiples factores que deben ser hábilmente integrados para permanecer en el mercado como un jugador reconocido por su marca y prestigio y calidad, en la globalidad, la incertidumbre y el cambio errático y constante en que estamos inmersos.
Identificar y gestionar los procesos clave, según el tipo de empresa u organización, tendrá mayor o menor complejidad según sea la relación con sus accionistas, clientes, proveedores, colaboradores, gobierno y entorno, conocidos estos vínculos como los grupos de interés – stakeholders - en un sistema clásico de responsabilidad social.
En ese marco, una de las bases para ser competitivos, es aumentar la productividad mejorando el ambiente productivo y eliminando los llamados costos de la no calidad, (lo que no se ve a simple vista o nuestra mente distorsiona para auto engañarnos) y que están presentes en muchas actividades y en dispositivos que por su ubicación, no contribuyen al mejor flujo de las tareas.
Estos esquemas y diseños de producción, se fueron enraizando, generando pérdidas por hábitos inadecuados, procedimientos e infraestructura productiva incorporada sin un criterio de diseño totalizador, que con los años nadie cuestionó, o si se trató de exponerlo, se ignoró por desafiar sin éxito el paradigma imperante.
Otra forma de ser competitivos es, volver al origen, volver a cero y cuestionar cada proceso y hacer reingeniería, teniendo marcos de referencia como sucede cuando aplicamos los métodos del benchmarking.
Podemos mirar distinto, y eliminar los costos de una empresa fantasma paralela a la real, que pueden alcanzar hasta 25% en procesos de manufactura y hasta 40% en empresas de servicios, dado que en este último caso, los procesos de alta intangibilidad con que se produce, contribuyen a la dificultad de la no percepción de estas improductividades.
Por ejemplo, ¿Están considerados en su esfera contable – financiera – productiva, los costos de:
- no hacer las cosas bien desde la primera vez?
- no conocer los procesos que agregan valor y cuáles se pueden suprimir?
- cuántos clientes insatisfechos no vuelven a requerir nuestros servicios o productos?
- interrumpir el proceso productivo y las horas de máquina – persona, desperdiciadas?
- realizar nuevamente un proceso, su producto, su servicio y su garantía?
- no contar con un diseño de lay out vinculado al flujo de procesos productivos?
- no separar los insumos, máquinas, herramientas, etc., que ya no se utilizan?
- no ordenar los insumos, repuestos, herramientas, etc.?
- no poder limpiar en forma profunda cada sector generando potenciales accidentes o roturas de máquina, etc.?
- no estandarizar las mejores prácticas y el control visual de los procesos?
- no sistematizar el hábito de la mejora continua y la autodisciplina?
Como vemos, hay múltiples oportunidades de reducir costos y mejorar la productividad y la competitividad.
Una metodología para mejorar la productividad y la calidad de vida laboral.
De un modo práctico, sencillo pero constante en su aplicación, se insertan los Programas de Productividad y en especial las” 5S”, con el liderazgo de la alta dirección, motivando al personal para trabajar en equipo hacia cambios de hábitos y mirada distinta de los procesos, eliminando factores que producen pérdidas de tiempo, de energía y de reprocesos.
El origen de esta herramienta la encontramos en Japón, es filosófica y de vínculo con buenos hábitos personales y familiares llevados al ámbito educativo y laboral con ejemplos simples como tener ordenado un placard, cajones, cochera, escritorio, despensa, cocina, biblioteca, etc..
Es una condición para aplicar luego programas avanzados de Lean Manufacturing, Justo a Tiempo, Mantenimiento Productivo Total, Reingeniería, Business Management Process, Kaizen - Mejora Continua etc., como parte un sistema más amplio y holístico que se incluye en la verdadera Gestión Total de la Calidad, donde se alinean la Visión, la Misión, los Valores y Principios y los Objetivos de Negocio.
Son cinco principios que comienzan con la letra S en idioma japonés.
Como se lee, desde el idioma – ideogramas de origen, cada palabra tiene un concepto amplio, que, dificulta una traducción sencilla y son necesarias a veces más de una palabra para expresar la acción completa. Es decir, los japoneses aquí también, lo hacen más fácil. Además, por seguir con la fórmula nemotécnica, se fuerza la traducción al tratar de encontrar una similitud de las “5S” y sus primeras letras, en otro lenguaje.
Los ingleses, también prácticos, adaptaron la fórmula de las “5C”.
Clear out (limpiar) - Configure (configurar) - Clean and check (limpiar y verificar) - Conform (ajustar) - Custom and practice (costumbre y práctica).
Implementar y sostener las “5S” genera entre otros,
estos beneficios:
• Optimizar espacios, reducirlos, mejorar el lay out según el flujo productivo.
• Reducir los tiempos de proceso.
• Asegurar la entrega a tiempo y satisfacer una mayor demanda estacional.
• Eliminar el desperdicio de los insumos y productos defectuosos.
• Evitar tiempos muertos en máquinas y mejorar la relación caminar - producir.
• Producir productos y servicios de mayor calidad.
• Hacer el cambio de matrices más rápido.
• Evitar costos de devoluciones y el exceso de stock.
• Permitir la inspección visual directa de las herramientas, equipos e instalaciones.
• Mejorar la satisfacción de los clientes y la imagen de la empresa.
• Afianzar la relación con los proveedores.
• Mejorar la comunicación interna, el trabajo en equipo y la creatividad.
• Incorporar herramientas estadísticas y herramientas de gestión de la calidad.
• Exceder la satisfacción de los empleados, superando las normas de higiene y seguridad, traducido en mayor motivación y productividad.
La aplicación de este sistema, abarca a todos los sectores productivos, del ámbito privado y público, citando ejemplos tales como: sanatorios, hospitales, hoteles, frigoríficos, bancos, colegios, automotrices, construcción, alimentos, oficinas, energía, etc.
En mi experiencia en recibir formación y visitar industrias, hoteles, oficinas, etc., en Tokyo y sus alrededores hace algunos años, pude verificar la coherencia entre metodología, aplicación, buen clima laboral, innovación y productividad, con base en esta herramienta de camino a la excelencia.
Por ejemplo, sacarse los zapatos, dejarlos en un estante preparado, usar pantuflas, no sólo es un aspecto de la cultura oriental, si no que es evidencia práctica de no introducir suciedad en los ámbitos laboral y familiar como prevención de riesgos y normas de higiene.
Las “5S” ya son globales y se aplican hoy en muchas empresas u organizaciones, sea cual fuere su tamaño y país, y en algunos ámbitos relacionándola con el Housekeeping, las normas ISO 14.000, 18.000, la clásica 9000 y los programas de responsabilidad social y gestión competitiva de clase mundial a través de los modelos de los premios nacionales e internacionales a la calidad,
Ahora bien, si queremos profundizar más este sistema, podemos vincular entonces estos hábitos, con un proceso de autoconocimiento y mejora de la calidad de vida personal y de la comunidad.
La frase, “no esconder la basura debajo de la alfombra” es parte del concepto sistémico, donde el desperdicio oculto rebota luego en otras partes de la “casa” y con creciente mal olor, enfermando el ambiente.
Incorporar las “5S” es mucho más que la versión de la mejora productiva laboral y personal. Tiene que ver fundamentalmente con actitudes y modelos mentales del SER: ser Organizado, Separar la paja del trigo, Priorizar decisiones, Desprenderse, Ordenar nuestra vida interior, mantenerse Limpio, con transparencia y ética, de alcanzar un Estándar de equilibrio dinámico para mejorar luego cada día con Autodisciplina y autodominio personal hacia el liderazgo cuántico.
*Director de GestyoN – Gestión de estrategia y organización. Director del Instituto Latinoamericano de Trazabilidad
CENTRO DE INNOVACIÓN, CAPACITACIÓN Y CONSULTORÍA DE
RED ALIMENTARIA.
Algunos Cursos y Consultoría disponibles: Autodiagnóstico de Clase Mundial, Responsabilidad Social Empresaria, Cinco Disciplinas para un Enfoque Clínico, Calidad de Servicio, Resolución de Quejas y Reclamos, Normas ISO 9000, 14000 Y 18000, Trazabilidad, Trabajo en Equipo y Creatividad, Gestión de la Calidad y la Competitividad, Programas de Comunicación Interna, Evaluación del Potencial y de Desempeño, Programa de las 5S, Indicadores y Tablero de Control, Lean Manufacturing, Gestión de los Procesos de Negocios, Reingeniería, Dirección de Entidades Empresarias, Gestión de Agronegocios.
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