Importancia de los reportes dentro de un sistema de gestión y trazabilidad
La información almacenada permite generar documentos que serán compartidos en línea con cada uno de los sectores de la planta de producción y depósitos, con la posibilidad de modificarlos o adaptarlos a cada necesidad.
Por: Ezequiel Catino, Gerente General de Twins Informática
Fotos: Pexels
Los reportes son documentos que sirven para comunicar información relevante de una empresa. Esta información puede ser de un tema general o específico y puede aparecer en forma de gráficos y/o textos, de acuerdo a lo solicitado. Generalmente la información se extrae de una base de datos. Por esta razón, una de las funciones indispensables con la que debe contar todo sistema de gestión y trazabilidad es la posibilidad de crear, modificar y adaptar reportes a las necesidades de cada sector de la planta.
Cada reporte es generado a partir de la información almacenada, a medida que se trabaja con el sistema. Un reporte puede contener variedad de elementos para cumplir con su cometido. Por ejemplo, es posible el uso de gráficos de barras, de curvas sobre ejes cartesianos, tablas comparativas, entre otros. Lo importante para la confección del reporte es la selección del elemento, textos o tipos de gráficos que permitan mayor claridad sobre la información que se desea transmitir.
Existen varios tipos de reportes, entre los que tenemos:
- Reportes automáticos: se generan en un clic y son los que comúnmente vienen por defecto a través del sistema. Suelen dar información básica.
- Reportes personalizados: son generados según las opciones programadas. Se pueden añadir variables, datos, tablas, gráficos, textos o imágenes.
- Reportes profesionales: se generan de acuerdo a los parámetros seleccionados en el sistema, es decir, suelen estar personalizados y están dirigidos a sectores de supervisión o gerenciales.
- Reportes Jerárquicos o DrillDown: se generan a partir de la selección de datos generales y se van creando con un mayor nivel de detalle. Estos brindan la posibilidad de introducir criterios de selección para una mejor comprensión en el análisis.
Otras opciones disponibles en la emisión de reportes son la de agregar, suprimir o mover tablas, gráficos, textos e imágenes a donde se desee, para obtener la mejor presentación posible. Así mismo, personalizar numerosos elementos: colores, letra, tema y logo, dando como resultado un reporte de acuerdo a las necesidades.
Los tipos de datos son otro aspecto que se contemplan, por cuanto enriquecen los resultados. Ayudan a la interpretación de los resultados y se expresan en cantidades, promedio, NPS (Net Promoter Score), porcentaje, clasificación o puntuación.
Estos reportes pueden ser compartidos en línea con cada uno de los sectores de la planta de producción, accediendo a través de un navegador web y mediante un usuario y contraseña, con la funcionalidad para personalizarlos y la posibilidad de consultarlos desde cualquier lugar mediante un dispositivo móvil.
Para una mayor utilidad de los reportes, es importante que estos se puedan exportar. Los diferentes tipos de formatos permiten ser adaptados a cada uno de los sectores de la planta y permiten ser transmitidos en modo presentación, tratamiento de datos o distribución entre colaboradores. Según el objetivo, puede ser en PDF, Word, XLS, CSV, PPT, entre otros.
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